Przygotowanie oferty PDF

Oferta PDF jest wynikiem projektu, nie miejscem do naprawiania brakujących danych. Przed eksportem Leanlocker sprawdza kompletność wybranych sekcji i pokazuje problemy, które mogą obniżyć jakość dokumentu.

Co przygotować przed eksportem

Sprawdź kolejno:

1. dane klienta i osobę kontaktową;
2. lokalizacje oraz czas umowy;
3. produkty faktycznie oferowane;
4. wybrane zestawy automatów;
5. model wdrożenia i koszty cykliczne;
6. usługi dodatkowe;
7. warunki handlowe oraz okres próbny.

Komunikat „gotowe” oznacza, że wymagane dane są zapisane. Nie zastępuje kontroli ceny, treści i decyzji osoby odpowiedzialnej za ofertę.

Parametry handlowe

W części ofertowej możesz rozdzielić elementy jednorazowe, cykliczne i próbne. Dzięki temu klient widzi, które koszty dotyczą uruchomienia, a które stałej obsługi.

Nie ukrywaj opłaty w przypadkowej pozycji produktowej tylko po to, aby dokument wyglądał prościej. Jeżeli dostawca finansuje wdrożenie w marży produktowej, założenie powinno być świadome i sprawdzone w rentowności.

Produkty i numeracja

Tabela produktów oferowanych pozwala ustalić numer, nazwę, ilość i cenę każdej pozycji. Numeracja powinna odpowiadać sposobowi omawiania oferty z klientem. Unikaj duplikatów kodów i różnych nazw dla tej samej pozycji.

Jeżeli proponujesz zamiennik, opisz go jednoznacznie. PDF ma być źródłem ustaleń, a nie kolejną wersją zapytania klienta.

Automaty i usługi

Pełna oferta może zawierać strony prezentujące urządzenia, produkty oraz zakres usług. Sprawdź, czy zdjęcia i nazwy modeli odpowiadają wybranej konfiguracji. Materiały marketingowe nie powinny przedstawiać urządzenia, którego nie ma w wariancie.

W usługach wskaż odpowiedzialność: instalacja, szkolenie, uzupełnienia, transport, serwis, raportowanie albo inne elementy uzgodnione z klientem.

Marka firmy

W ustawieniach organizacji można uzupełnić dane firmy, logo i akcent kolorystyczny wykorzystywany w dokumencie. Przed pierwszym eksportem wykonaj próbny PDF i sprawdź:

• czy logo ma właściwe proporcje i jakość;
• czy kolory zapewniają czytelność;
• czy dane kontaktowe są aktualne;
• czy strony nie zawierają pustych lub roboczych sekcji.

Kontrola końcowa

Otwórz wygenerowany dokument poza aplikacją i przeczytaj go jak klient. Zweryfikuj kwoty, jednostki, nazwy, kolejność stron i kompletność warunków. Dopiero ten plik powinien zostać wysłany.

Leanlocker ogranicza ryzyko rozjazdu między kalkulacją a ofertą, ale odpowiedzialność za treść handlową i techniczną pozostaje po stronie firmy składającej propozycję.